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Projektmanagement für Behörden

Behörden haben besondere Rahmenbedingungen

Ganz besonderes Augenmerk legen wir in diesem Seminar auf die Rahmenbedingungen, die ein Projekt in der öffentlichen Verwaltung, in Behörden, sozialen Einrichtungen, etc. ausgesetzt ist.

Wir betrachten die Projektmanagement-Methoden und Prozesse unter den Bedingungen

  • politischer Einflüsse,
  • von Wahlen,
  • dem Beziehungsgeflecht,
  • dem organisatorisches Umfeld,
  • Egoismen, Kompetenzstreitigkeiten, etc.

Sie erhalten eine Beschreibung über den Unterschied zwischen Projekten aus der freien Wirtschaft und Non-Profit-Unternehmen, also Behörden, Verwaltung und soziale Einrichtungen.

In diesem Seminar lernen Sie natürlich auch wichtige und übersichtliche Methoden des Projektmanagements kennen, die nach der praktischen Umsetzbarkeit gefiltert sind. Sie lernen Planungs- und Kontrollfunktionen einzusetzen, die Sie selbst aber auch ihre Projektmitarbeiter sehr schnell nutzen und nachvollziehen können.

Zielgruppe

Alle Mitarbeiter, Projektleiter, Projektmanager, Projektmitarbeiter aus der öffentlichen Verwaltung, aus Behörden, Non-Profit-Organisationen, der öffentlichen Hand, die Projekte unter den besonderen Bedingungen der öffentlichen Verwaltung erfolgreich abschließen möchten.

Besonderheiten in behördlichen Projekten

  • Ursachen für das Scheitern von Projekten in Profit-Unternehmen und Non-Profit-Unternehmen
  • Die Triebfeder der Projekt-Idee in Behörden
  • Der politische Wille als Projekt-Sponsor
  • Wahlen als Projekt-Risiko
  • IT-Know-How in Behörden im Rahmen von Projekten
  • Das organisatorische Umfeld (Datenschutzbeauftragte, Rechnungshof, Personalrat)
  • Die Projektkultur zwischen Behörden und externen Dienstleistern
  • Das Vergaberecht
  • Die Projektabwicklung bei Projektinitialisierung, fachlicher Konzeption
  • Projektorganisation, Projektverlauf, Projektdokumentation, Projektkosten,
  • Projektcontrolling, Risikomanagement
  • Der Projektabschluss Vergleich zwischen Verwaltung und freier Wirtschaft

Die Grundlagen des Projektmanagements

  • Sinnvoller Einsatz von Projektmethodiken
  • Definitionen spezieller Begriffe des Projektmanagements
  • Phaseneinteilung je nach Projektart
  • Projektorganisationsformen und Ihre Vor- und Nachteile
  • Verteilung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten

Projektdefinition / Contracting / Organisation

  • Auftragsdefinition in übersichtlicher Form
  • Projektziele klären Erstellung von Lasten- und Pflichtenheft
  • Erstellung des Projektauftrags
  • Durchführung des Kick-Off-Meetings
  • Einbindung des Lenkungsausschusses

Risikomanagement und Stakeholdermanagement

Schritte der Projektplanung

  • Ermittlung des Projektstrukturplans sowie der Arbeitspaketbeschreibungen
  • Terminplanung
  • Kosten- und Ressourcenplanung
  • Risikomanagement im Detail
  • Berücksichtigung externer Dienstleister

Transparente & informative Steuerung des Projekts

  • Zeit- und Kostenziele überwachen
  • Den Projektfortschritt ermitteln und regeln
  • Projektgefahren durch Frühindikatoren erkennen
  • Was tun bei drohendem Projektmisserfolg?

Projektabschluss und Lessons Learned

  • Wichtige Teile der Projektabschlussanalyse
  • Einfache und informative Abschlussdokumentation

Basics der Projektkommunikation

  • Kommunikationsgrundlagen für die Teamarbeit
  • Konflikte erkennen, verstehen und lösen
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