Home | Kontakt | Angebot | Anmeldung

Prozessmanagement in Behörden

3 gute Gründe, dieses Seminar zu besuchen
Nach dem Seminar ...

... können Sie Ihre Prozesse modellieren und optimieren
... haben Sie wichtige Kennzahlen für Ihre Prozesse
... wissen Sie, wie Sie Schwachstellen in Prozessen analysieren

Inhalte

Einführung / Grundlagen

  • Gestaltung eines E-Government
  • Der Fachbericht 158 nach DIN
  • Das Projekt D 115 (Einheitlicher Behördenruf)
  • EAP (einheitlicher Ansprechpartner) als zentrale Anlaufstelle
  • Die EU Dienstleistungsrichtlinie (DLR) als richtungsweisender Faktor für die Prozesslandkarte

Vorgehen gemäß DIN Fachbericht 158

  • Voraussetzungen und Rahmenbedingungen abgrenzen
  • 1. Phase: Ist-Situation ermitteln und dokumentieren
  • 2. Phase: Bewertung der Analyse-Daten
  • 3. Phase: Optimierung von Prozessen, Einführung der neuen Prozesse
  • 4. Phase: Einführungsergebnisse messen sowie bewerten

 

Einbindung von Beteiligten (Behörden-Mitarbeiter und Kunden/Bürger) bei der Gestaltung der Geschäftsprozesse

 

 

BPMN für die Prozess-Modellierung in der öffentlichen Verwaltung / in Behörden

 

PPM (Prozess Performance Management)

  • Wichtige Erfolgsfaktoren im Auge behalten
  • Typische Kennzahlen der öffentlichen Verwaltung einbinden
  • Aufbau und Einführung eines Reportingssystems

 

Die wichtigesten Faktoren des Change-Managements

 

KPV, der kontinuierliche Verbessserungsprozess

 

Übungen am Praxisbeispiel aus Ihrer Institution

Nutzen

In diesem Fach-Seminar leiten wir den Fokus ganz auf die Geschäftsprozesse und deren Management in der öffentlichen Verwaltung / in Behörden. Von der Status-Analyse (Ist-Analyse) bis hin zum Change-Management. Sie lernen die Prozesse auf Basis des Fachberichts 158 zu gestalten. Ferner berücksichtigen wir aktuelle Themen und Rahmenbedingungen.

Wen Sie auf diesem Seminar treffen
Fach- und Führungskräfte, leitende Angestellte sowie Mitarbeiter aus den Bereichen der öffentlichen Verwaltung:

• Behörden
• Ministerien
• Universitäten
• Gemeinden
• und andere ähnliche Insitutionen

DIN Fachbericht 148

Kurzübersicht zum DIN-Fachbericht 158
Geschäftsprozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung; Vorgehensmodell


Historie und Zielsetzung

Der DIN-Fachbericht 158 (Ausgabe 2007-10) ist das Ergebnis einer seit 2001 bestehenden interdisziplinären Arbeitsgruppe beim DIN Deutsches Institut für Normung e. V. Diese Arbeitsgruppe setzt sich zusammen aus Vertretern der öffentlichen Verwaltung sowie aus Wirtschaft, Forschung und Lehre.

Ausgehend von den Aktivitäten im Kontext der media@komm-Projekte und angeregt durch das umfassende Engagement im deutschen und internationalen E-Government hat sich der Arbeitskreis NA 043-03-03-01 AK "Geschäftsprozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung" zum Ziel gesetzt, ein Modell zum prozessorientierten Vorgehen in der öffentlichen Verwaltung zu definieren. Dieses Vorgehensmodell soll die Grundlagen für die Gewinnung wieder verwendbarer, standardisierbarer Prozessbausteine schaffen und somit die Übertragbarkeit vorhandener Optimierungsergebnisse unterstützen. Der DIN-Arbeitskreis sieht insbesondere für die interdisziplinäre Zusammenarbeit zwischen den föderal organisierten Verwaltungsbereichen in Bund, Ländern und Kommunen sowie anderen europäischen Ländern und der Wirtschaft einen wesentlichen Vorteil des beschriebenen einheitlichen Prozessvorgehens, das eine höhere Vergleichbarkeit auf Prozessebene und eine einfachere organisatorische Umsetzung ermöglicht.

Dieser DIN-Fachbericht folgt der dynamischen Entwicklung des E-Government und ist ein Baustein, um für das Geschäftsprozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung eine gemeinsame Plattform zu bieten und damit den Weg zur effektiven Nutzung aktueller Technologien zu ebnen.

Zielgruppe und Anwendungsbereich

Der DIN-Fachbericht 158 wurde erarbeitet, um Mitarbeiter der Verwaltung, die nicht notwendigerweise über spezielle IT-Kenntnisse verfügen, allgemeinverständlich an das Thema heranzuführen und einen Leitfaden zur Einführung des Geschäftsprozessmanagements bereitzustellen. Mit Hilfe der im Fachbericht enthaltenen Checklisten können die einzelnen Vorgehensschritte im Geschäftsprozessmanagement realisiert bzw. nachvollzogen werden. Zusätzliche Optimierungs- und Einsparpotenziale sollen sich aus der Wiederverwendbarkeit von Prozessbausteinen ergeben.
Eine besondere Herausforderung stellen organisationsübergreifende Prozesse dar, die sowohl horizontal als auch vertikal mehrere Verwaltungseinheiten durchlaufen. Hierbei kann das einheitliche Vorgehensmodell die notwendigen Abstimmungen und Entscheidungen wesentlich verringern und einen effizienten Einsatz der Ressourcen sicherstellen.
Insbesondere die aktuellen Anforderungen der bundesweiten Initiativen zum Thema E-Government (z. B. Aktionsplan Deutschland-Online, Europäische Dienstleistungsrichtlinie, einheitliche Rufnummer für Behörden „115“) bedürfen einer strategischen Vorgehensweise, die sich auf einheitliche Standards wie z. B. das Vorgehensmodell stützt, um durchgängig akzeptierte Ergebnisse und deren Umsetzung sicherzustellen.

Das Vorgehensmodell (Phasenmodell)

Das Vorgehensmodell gliedert sich in fünf Phasen in der Reihenfolge des Vorgehens jeweils unterteilt in Vorgehensschritte Zu jedem Vorgehensschritt wird eine Checkliste als Arbeitshilfe bereitgestellt. Davon abweichend können in Abhängigkeit vom jeweiligen Prozess und der jeweiligen Anwendungssituation auch einzelne Phasen ausgelassen bzw. in anderer Folge durchgeführt werden.

Vorphase: Voraussetzungen schaffen

Ziele definieren
Projekt initiieren
Werkzeug und Methodik auswählen

Phase 1: Erkennen und dokumentieren

Erste Ist-Aufnahme (grob)
Ziele klären/Prozesse abgrenzen
Indikatoren für Verbesserung ableiten
Ist-Aufnahme detailliert
Ist-Prozess darstellen

Phase 2: Analysieren und bewerten


Mängel und Verbesserungspotenziale identifizieren
Analyseergebnisse darstellen, bewerten und priorisieren

Phase 3: Optimieren und Einführen

Soll-Konzept entwickeln
Soll-Prozess darstellen und abstimmen
Maßnahmeplan erstellen
Maßzahlen für Indikatoren definieren

Phase 4: Evaluieren – Ergebnisse messen und bewerten

Ergebnisse messen und bewerten

Zu jeder Phase werden neben den Checklisten auch Beispiele für Maßnahmepläne und ein Leitfaden für Interviews bereit gestellt.

Neben diesem Phasenmodell liefert der DIN-Fachbericht Beispiele für mögliche Formen und Methoden der Einbeziehung aller Beteiligten an einer Geschäftsprozessoptimierung sowie eine Übersicht über Möglichkeiten für Bürger- und Unternehmensbeteiligungen an Entwicklungs- und Unterstützungsprozessen.

Der informative Anhang enthält zahlreiche Beispiele von Geschäftsprozessoptimierungen aus der Praxis in der öffentlichen Verwaltung.

Darüber hinaus wird im Anhang am Beispiel des offenen Standards BPMN "Business Process Modeling Notation" beschrieben, wie im Zusammenhang mit einer Optimierung die Prozesse IT-seitig in Bezug auf Modellierung, Implementierung und Ausführung betrachtet werden können, um eine die IT-technische Umsetzung zu unterstützen.

Der Arbeitskreis NA 043-03-03-01 AK "Geschäftsprozessmanagement in der öffentlichen Verwaltung" entwickelt den Fachbericht kontinuierlich weiter und ist am Erfahrungsaustausch mit Anwendern bzw. an deren Mitarbeit interessiert.

  MANAGEMENT COLLEG | Kiefernschlag 9 | D - 90542 Eckental
Fon: +49 (0) 9126 - 90 55 66 0 | dialog@management-colleg.com

www.management-colleg.com Copyright (c) 2001-2015

Beate Lauf führt seit mehr als 20 Jahren Seminare und Kurse zu den Themen Projektmanagement, Projektführung und Kommunikation im Projekt durch. Sie bietet offene Seminare, Inhouse-Schulung und Projekt-Coaching an.